Jika Anda perlu membuat daftar apa pun,nyatergoda untuk melihat Excel sebagai tempat penyimpanan default: bagaimanapun, itu hanya daftar kecil item untuk Anda sendiri atau beberapa kolega dekat.
Mungkin Anda memerlukan sesuatu yang lebih canggih, seperti rumus untuk penghitungan atau pemrograman makro untuk mengotomatiskan pengumpulan dan pemrosesan data.
Sayangnya, kemudahan untuk mulai bekerja di Excel atau program spreadsheet saingan juga merupakan salah satu masalah terbesarnya. Apa yang dimulai sebagai proyek kecil di Excel tumbuh menjadi sesuatu yang besar, di mana Anda juga dapat menghadapi masalah kecepatan dan stabilitas atau bahkan masalah pengembangan yang tidak dapat Anda selesaikan.
Selain itu, tugas manajemen data besar sering kali menghadirkan tantangan yang signifikan, seperti organisasi, implementasi, klasifikasi file, manajemen basis data, kolaborasi pengguna, dan banyak lagi. Yang diperlukan untuk memecah struktur database adalah menempatkan data di area yang salah, mengetik data secara tidak konsisten, atau bahkan meminta dua orang mengerjakan lembar yang sama. Beberapa hal bisa menjadi salah, menyebabkan penundaan waktu dan kemungkinan kehilangan data.
Artikel ini menjelaskan masalah paling umum yang muncul saat menggunakan spreadsheet Excel, cara menanganinya, dan saat Anda lebih baik mengambil risiko dan beralih ke database.
Masalah # 1: Pengeditan Multi-Pengguna Excel
Saat sistem Excel tumbuh secara organik, Anda dengan cepat mengalami masalah saat satu pengguna membuka buku kerja pada waktu tertentu, dan orang kedua diberi tahu bahwa buku tersebut sudah terbuka. Pengguna kedua dapat membatalkan, menunggu, atau melihat versi hanya-baca. Janji Excel untuk memberi tahu Anda saat orang lain keluar dari buku kerja adalah pertaruhan karena tidak sering memeriksa status, dan mungkin tidak pernah mencerahkan Anda. Meskipun demikian, orang lain mungkin masuk dan membuka file sebelum Anda.
Untuk menghindari efek pengguna tunggal, Anda bisa menggunakan Excel Online (versi Excel berbasis web yang dipotong) atau mengaktifkan Buku Kerja Bersama fitur. Berikut panduan singkat tentang cara berbagi Spreadsheet.
- Buka Spreadsheet yang Anda inginkan dan klik Mengajukan .
- Selanjutnya, klik Bagikan untuk membuka jendela baru.
- Sekarang, masukkan informasi pengguna yang ingin Anda bagikan Spreadsheet.
Anda juga dapat membagi data menjadi beberapa buku kerja sehingga orang yang berbeda mengerjakan buku kerja yang berbeda tanpa menginjak kaki satu sama lain.
Masalah # 2: Buku Kerja Bersama Excel
Excel Online memungkinkan beberapa editor, secara default, tetapi kehilangan banyak fungsi. Layanan ini tidak banyak bersaing untuk apa pun kecuali tugas yang paling sederhana. Meskipun fitur Buku Kerja Bersama tampaknya berfungsi dengan baik, fitur ini penuh dengan batasan. Anda tidak dapat membuat tabel atau menghapus sekumpulan sel jika buku kerja dibagikan, misalnya.
Saat sistem Excel tumbuh secara organik, Anda mengalami masalah karena hanya satu pengguna yang bisa membuka buku kerja pada satu waktu.
Ada beberapa solusi untuk beberapa batasan Excel online. Bagi orang lain, ini masalah mengubah struktur buku kerja daripada menggunakan buku kerja yang sudah disiapkan — tetapi skenario ini sering kali menghalangi. Akibatnya, tidak mungkin untuk menggunakan buku kerja bersama dengan cara yang sama seperti Anda menggunakan buku kerja pengguna tunggal biasa.
Perubahan dalam buku kerja bersama disinkronkan antar pengguna setiap kali buku kerja disimpan. Tindakan ini ditempatkan pada jadwal waktunya, memaksa penyimpanan setiap lima menit, misalnya. Namun, overhead dari penyimpanan rutin dan pelacakan setiap perubahan pengguna cukup besar. Buku kerja dapat dengan cepat membengkak dan membebani jaringan Anda, memperlambat sistem lain.
cara melihat gambar apa yang disukai seseorang di instagram
Masalah # 3: Buku Kerja Tertaut Excel
Memisahkan data Anda di beberapa buku kerja bisa memberikan solusi untuk masalah pengeditan multi-pengguna. Namun, mereka mungkin perlu memiliki tautan di antara mereka sehingga nilai yang dimasukkan di satu digunakan di yang lain. Tautan antar buku kerja juga berguna untuk menyimpan data terpisah dalam file terpisah, daripada memiliki lembar individual dalam satu buku kerja.
Yang menyebalkan, tautan ini adalah sumber lain dari frustrasi dan ketidakstabilan. Mereka menjadi absolut, termasuk jalur lengkap ke buku kerja sumber, atau relatif, termasuk perbedaan antara jalur sumber dan tujuan. Meskipun ini terdengar masuk akal, Excel menggunakan aturan rahasia untuk memutuskan kapan harus menggunakan setiap jenis tautan dan mengubahnya.
Aturan diatur oleh beberapa opsi dan oleh apakah buku kerja disimpan sebelum menyisipkan link. Tautan juga berubah saat Anda menyimpan buku kerja atau membuka dan menggunakan Simpan Sebagai untuk membuat duplikat, daripada menyalin file menggunakan File Explorer . Hasil dari semua kebingungan dan ketidakpastian ini adalah bahwa tautan antara buku kerja mudah putus, dan memulihkan dari tautan yang rusak adalah proses yang memakan waktu. Tidak ada yang mendapat akses ke file yang terpengaruh.
Data yang ditautkan hanya diperbarui ketika file dibuka kecuali Anda secara khusus mengklik Data> Kueri & Koneksi> Edit Tautan> Perbarui Nilai. Ini peragaan singkatnya.
- Buka Spreadsheet yang Anda inginkan dan klik Data .
- Sekarang, cari Pertanyaan & Koneksi dan klik Edit Tautan .
- Lalu, pilih Perbarui Nilai .
Jika tautan Anda tidak berada di antara dua buku kerja tetapi mencakup tiga atau lebih, Anda harus membuka semua buku kerja dalam urutan yang benar untuk memastikan setiap proses data yang diperbarui dalam urutan yang benar, dari yang pertama hingga yang kedua hingga yang ketiga. Jika Anda mengubah nilai di buku kerja pertama dan kemudian membuka yang ketiga, itu tidak akan melihat perubahan apa pun karena buku kerja kedua belum memperbarui nilainya.
Perangkaian data ini logis, tetapi meningkatkan kemungkinan informasi salah atau Anda akan mencoba membuka buku kerja yang sudah diedit orang lain.
Tentu saja, Anda dapat mencoba untuk menghindari buku kerja yang ditautkan sama sekali, tetapi ada kemungkinan Anda akan memasukkan data yang sama ke lebih dari satu buku kerja, dan dengan itu muncul bahaya mengetiknya dengan sedikit berbeda setiap kali.
Masalah # 4: Validasi Data Excel
Kesalahan dapat menyusup ke dalam data dalam sistem komputer mana pun: orang salah mengetik kata atau mengubah urutan angka dalam angka dengan keteraturan yang monoton. Jika data Anda tidak diperiksa saat dimasukkan, Anda akan mengalami masalah.
Secara default, Excel menerima apa pun yang diketik pengguna. Dimungkinkan untuk menyiapkan validasi pada daftar pencarian, tetapi ini sulit dipertahankan, terutama jika bidang yang sama digunakan di lebih dari satu tempat. Jika pengguna harus memasukkan nomor ID dokumen atau nomor referensi pelanggan tanpa pemeriksaan apa pun, mudah untuk menyatukan catatan yang salah tanpa menyadarinya. Integritas data sistem menjadi sangat berbahaya, dan setiap analisis data dicurigai.
Anda mungkin sudah mengalami efek dari masalah validasi data tanpa menyadari akar masalahnya. Pertimbangkan situasi di mana Anda memiliki daftar faktur di Excel. Pengguna mengetik nama pelanggan sedikit berbeda di setiap faktur. Hasilnya, Anda mendapatkan faktur ke Jones Ltd, Jones Limited, Jonse Ltd, dan joness. Anda mungkin mengetahui bahwa ini semua merujuk ke perusahaan yang sama, tetapi Excel tidak. Setiap analisis data faktur, seperti tabel pivot berdasarkan pelanggan menurut bulan, memberikan banyak hasil saat seharusnya hanya ada satu.
Masalah # 5: Navigasi Excel
Buku kerja yang besar menantang untuk dinavigasi. Tab lembar di bagian bawah jendela adalah mekanisme yang buruk untuk menemukan jalan Anda saat jumlahnya banyak. Dengan lebih banyak tab yang dapat ditampilkan di seluruh layar, menjadi sulit untuk menemukan apa yang Anda butuhkan. Berikut cara cepat untuk menjelajahi seluruh sheet.
- Klik kanan pada panah di sebelah kiri nama lembar untuk memunculkan Aktifkan Sheet dialog.
Hanya 20 lembar pertama yang terdaftar sebelum Anda harus menggulir daftar. Tidak ada cara untuk mengurutkan, mengelompokkan, atau menelusuri sheet yang Anda inginkan. Jendela akan terlihat seperti ini.
Masalah # 6: Keamanan Excel
Anda dapat menambahkan keamanan ke buku kerja Excel, tetapi itu penuh dengan masalah. Perlindungan lebih diarahkan untuk melindungi struktur buku kerja daripada data. Anda dapat mencoba mengunci beberapa lembar dan sel untuk menghentikan pengguna mengubah struktur dan rumus, tetapi jika mereka dapat melihat data, mereka biasanya dapat mengubah salah satu atau semuanya (kecuali Anda melakukan beberapa pemrograman makro kreatif).
Masalah # 7: Masalah Kecepatan Excel
Excel bukanlah aplikasi tercepat, dan bahasa pemrogramannya, VBA, lamban dibandingkan dengan bahasa pemrograman yang lebih profesional seperti C #. Skenario ini berasal dari tujuan penggunaan dan sifat fleksibel Excel. Bagaimanapun, ini adalah mesin spreadsheet. Ya, Excel VBA dapat digunakan untuk mengelola daftar data, tetapi bukan berarti itu adalah pilihan terbaik untuk jenis pekerjaan tersebut. Aplikasi lain lebih cocok untuk tugas semacam itu — terutama karena mereka dirancang secara eksplisit untuk melakukannya.
Jika Anda mengalami salah satu masalah yang diuraikan dalam artikel ini, jangan abaikan. Ada jawaban profesional untuk menyimpan data terstruktur, yang dikenal sebagai database. Tidak harus menakutkan atau mahal, dan ini memungkinkan Anda untuk berpikir secara logis tentang data Anda, bagaimana data terhubung, dan bagaimana Anda berinteraksi dengannya.
Catatan : Jika Anda berpindah dari solusi spreadsheet ke database, jangan menduplikasi desain spreadsheet secara sembarangan, gunakan kesempatan ini untuk membuatnya lebih baik.
Ada aplikasi database tujuan umum yang tersedia, yang dengannya Anda dapat membuat solusi yang dipesan lebih dahulu. Alternatifnya, Anda mungkin menemukan bahwa aplikasi database spesialis — yang sudah dirancang untuk tujuan yang Anda butuhkan — lebih murah, lebih cepat diimplementasikan, dan lebih sesuai.
bagaimana cara menyimpan inventaris di minecraft?
Misalnya, jika Anda memiliki daftar pelanggan dan detail semua interaksi Anda dengan mereka, itu dianggap sebagai sistem manajemen hubungan pelanggan (CRM). Terlepas dari namanya yang mewah, sistem CRM adalah database khusus. Demikian pula, paket akun seperti QuickBooks dan Sage adalah database spesialis. Jika Anda tidak dapat menemukan aplikasi prebuilt yang sesuai dengan kebutuhan khusus Anda, Anda dapat membuatnya sendiri atau membuatnya sendiri atau dibuatkan untuk Anda oleh departemen atau konsultan TI Anda.
Jenis database yang paling umum adalah database relasional, yang menyimpan datanya dalam tabel dan terdiri dari baris dan kolom. Setiap baris menyimpan data untuk item terpisah. Misalnya, setiap kolom menjelaskan atribut yang berbeda dari subjek, seperti nama pelanggan atau batas kredit.
Anda hanya perlu memasukkan data pelanggan satu kali untuk membuat catatan, lalu Anda dapat menggunakannya pada faktur sebanyak yang Anda butuhkan.
Tabel memiliki hubungan yang ditentukan di antara mereka sehingga, katakanlah, faktur membawa ID pelanggan. Proses ini berarti Anda dapat dengan mudah menemukan semua faktur untuk pelanggan tertentu atau mengambil nomor telepon pelanggan dari faktur tertentu. Anda hanya perlu memasukkan data pelanggan satu kali untuk membuat catatan pelanggan, kemudian Anda dapat menggunakannya pada faktur sebanyak yang Anda butuhkan tanpa harus mengetiknya lagi. Untuk membuat database, Anda harus menentukan tabel dan hubungan ini dan kemudian menentukan tata letak layar yang ingin Anda gunakan untuk membuat daftar dan mengedit data.
Ada lusinan aplikasi database di luar sana. Beberapa mudah digunakan dan melakukan seluruh pekerjaan, memungkinkan Anda untuk menentukan tabel, layar entri data, dan laporan. Yang lain lebih berfitur lengkap di area tertentu tetapi membutuhkan alat lain untuk melakukan pekerjaan yang lengkap.
Misalnya, program mungkin dapat diandalkan saat mendefinisikan tabel dan hubungan dan memiliki fitur analisis dan pelaporan yang kuat. Namun, aplikasi tersebut pada akhirnya tidak memiliki alat apa pun untuk menentukan layar entri data. Microsoft SQL Server adalah contoh nyata di sini. Seperti sistem database besar lainnya, SQL Server menangani back-end dan mengharapkan Anda untuk menggunakan alat lain, seperti Visual Studio, untuk mengembangkan front-end.
Opsi Database Mana yang Tepat untuk Anda?
Opsi Database # 1: Microsoft Access
Access adalah salah satu nenek moyang database desktop. Mudah digunakan namun mudah disalahgunakan. Anda dapat mendesain tabel, layar, dan laporan dari awal atau memulai dari templat. Beberapa templatnya sangat Amerika dan tidak selalu mengajarkan praktik yang baik, tetapi templat tersebut membantu Anda memulai dengan cepat. Layar dan fitur pemrograman bisa sangat canggih. Anda dapat menerapkan aplikasi Anda yang sudah selesai ke pengguna lain melalui intranet (BUKAN internet) daripada mengandalkan berbagi file.
Opsi Database # 2: Microsoft SharePoint
SharePoint adalah database, serta mekanisme penyimpanan dokumen. Anda dapat menggunakannya untuk menyusun daftar sederhana dan menautkannya. Desainer Formulir sedikit canggih, tetapi penyesuaian masih dapat dilakukan. Kemampuan SharePoint untuk mengambil daftar data yang terkumpul di Excel dan menempatkannya ke dalam daftar kustom berguna. Program ini membuat daftar kustom tersedia untuk semua orang di jaringan Anda dan memungkinkan Anda menambahkan keamanan untuk membatasi siapa yang dapat melakukan apa dengan data itu. Anda bisa meminta SharePoint untuk memberi tahu Anda melalui email setiap kali seseorang menambahkan, mengedit, atau menghapus rekaman. Jika Anda menyimpan data tentang orang, item kalender, atau tugas, Anda dapat menyinkronkan data tersebut dengan Outlook.
Opsi Database # 3: Zoho Creator
Zoho Office adalah aplikasi web yang menyertakan database yang menggunakan fungsionalitas seret dan lepas untuk menyebarkan formulirnya dengan cara yang sederhana dan intuitif. Proses seret dan lepas juga digunakan untuk memprogram interaksi dan alur kerja. Sebagai layanan web, data dan aplikasi Anda tersedia dari mana saja, dengan keamanan sederhana untuk menjaga kerahasiaan data Anda. Zoho mengenakan biaya per pengguna, per bulan, tetapi Zoho membatasi jumlah catatan yang dapat Anda simpan untuk harga yang ditetapkan itu. Biaya program tambahan saat menyimpan lebih banyak data atau untuk fitur lain seperti integrasi email.
Seperti yang Anda lihat, Excel menawarkan banyak fitur tetapi kekurangan di beberapa area di masing-masing fitur. Terkadang, aplikasi lain melakukan pekerjaan dengan lebih baik, terutama jika dirancang khusus untuk tugas tersebut. Di lain waktu, Excel berfungsi dengan baik, seperti untuk database yang lebih kecil, selama Anda tahu cara mencegah terjadinya masalah.
