Cara Membuat Pengingat Email Berdasarkan Tanggal dari Google Sheets

Google Spreadsheet adalah cara mudah untuk mengatur rapat, membuat tugas, mengurutkan faktur, dan berbagai data lainnya. Ini jelas, kaya fitur, dan dapat dibagikan dengan pengguna lain.

Satu-satunya kelemahan alat ini adalah Anda tidak memiliki fungsi bawaan untuk mengirim pengingat email terkait sheet kepada Anda sendiri atau pengguna lain. Ini akan membuatnya lebih mudah untuk melacak semua tugas dan data Anda.

Untungnya, dua metode memungkinkan Anda mengirim pengingat berbasis tanggal email. Baca artikel ini untuk mengetahui lebih lanjut tentang mereka.

Mengirim Pengingat Acara - Gabungkan Lembar dan Kalender

Jika Anda ingin mengirim pengingat email kepada diri Anda sendiri, cara termudah untuk melakukannya adalah dengan mencampurkan dua alat Google yang berbeda - Google Spreadsheet dan Google Kalender. Anda tidak perlu menggunakan skrip apa pun. Sebagai gantinya, Anda hanya perlu mengekspor data dari satu aplikasi ke aplikasi lainnya.

Metode ini terdiri dari tiga langkah - membuat dan mengekspor data dari Spreadsheet, mengimpornya ke Kalender, dan mengaktifkan pengingat email.

Langkah 1: Buat dan Ekspor Data dari Spreadsheet

Jika Anda ingin mengekspor data dari Spreadsheet, Anda perlu membuat lembar acara dan menyimpannya sebagai file CSV. Agar file dapat dikenali di Google Kalender, Anda harus menggunakan format tertentu. Ikuti saja langkah-langkah berikut:

1. Buka dokumen Anda di Spreadsheet.
   
2. Nilai baris pertama Anda harus mengikuti garis besar ini: A1: Subjek, B1: Tanggal Mulai, C1: Tanggal Berakhir.
   
3. Di bawah tajuk 'Subjek', Anda harus memasukkan judul pengingat Anda. Tanggal mulai dan berakhir harus dalam format MM / DD / YYYY.
   
4. Tambahkan acara sebanyak yang Anda inginkan, serta tanggal mulai dan berakhirnya.
   
5. Klik menu 'File'.
   
6. Arahkan mouse Anda ke atas 'Unduh'. Menu baru akan muncul.
   
7. Pilih 'Nilai dipisahkan koma'.
   
8. Versi CSV file Spreadsheet Anda akan diunduh ke PC Anda.
   

catatan: Header wajib hanya 'Subjek' dan 'Tanggal Mulai' agar daftar berhasil diimpor. Jika Anda ingin menambahkan tajuk lain, Anda dapat melihat daftar opsi yang tersedia (dikenali oleh Kalender) dan urutannya di resmi Dukungan Google halaman.

Langkah 2: Impor Dokumen ke Kalender

Setelah lembar acara CSV siap untuk diimpor, sekarang saatnya beralih ke Google Kalender.

1. Buka Google Kalender.
   
2. Klik menu 'Setelan' (ikon roda gigi).
   
3. Pilih 'Pengaturan'.
   
4. Pilih 'Impor & ekspor' dari menu di sebelah kiri.
   
5. Pilih 'Pilih file dari komputer Anda' di bawah bagian 'Impor'.
   
6. Arahkan ke file CSV yang disimpan dan klik 'Buka.'
   
7. Terakhir, tekan 'Impor' untuk mengimpor file CSV.
   

Jika Anda melihat tampilan yang mengatakan bahwa acara telah ditambahkan ke Kalender - semuanya berjalan lancar. Sekarang satu-satunya yang tersisa adalah mengatur notifikasi email untuk acara tersebut.

Langkah 3: Menyiapkan Pemberitahuan dan Berbagi

Setelah Anda menyiapkan pemberitahuan, Anda akan menerima pengingat untuk semua acara yang telah Anda ekspor dari Google Spreadsheet langsung ke email Anda. Untuk memastikan semuanya sudah diatur dengan benar, ikuti petunjuk ini:

1. Arahkan mouse ke atas nama Anda di bawah bagian 'Kalender saya' di sebelah kiri layar Kalender.
   
2. Tekan ikon 'lainnya' (tiga titik vertikal) yang muncul di sebelah nama Anda.
   
3. Klik 'Setelan dan berbagi'.
   
4. Periksa apakah akun Anda tercantum di bawah 'Bagikan dengan orang-orang tertentu'. Jika tidak, pilih 'Tambahkan orang' dan tambahkan email Anda.
   
5. Klik menu tarik-turun 'Pemberitahuan' di bawah bagian 'Pemberitahuan acara'.
   
6. Pilih 'Email' sebagai gantinya.
   
7. Atur waktu dan periode tanggal antara pengingat dan acara.
   

Sekarang Kalender Anda akan mengirimkan pengingat semua acara yang telah Anda cantumkan di Google Spreadsheet Anda. Ingatlah bahwa Anda dapat menambahkan apa saja di bawah kolom 'Subjek'. Anda dapat membuat daftar tugas, ulang tahun, atau pengaturan tertentu lainnya, bukan hanya acara.

Selain itu, gunakan opsi 'Bagikan dengan orang-orang tertentu' yang disebutkan di atas untuk menyertakan email lain di daftar. Pengguna ini akan mendapatkan pengingat yang sama melalui email untuk pengaturan khusus tersebut.

Gunakan Add-On Add Reminders

Cara lain untuk mengirim pengingat email melalui Google Sheets adalah dengan menggunakan Add-on tertentu. Metode ini agak lebih mudah dan hanya mengharuskan Anda menyiapkan ekstensi yang akan melakukan segala sesuatu secara otomatis.

Untuk menyiapkan Add-on-lakukan hal berikut:

1. Klik tab 'Add-ons' di bagian atas layar.
2. Pilih 'Dapatkan add-on.'
3. Ketik 'Tambahkan Pengingat' di bilah pencarian.
   
4. Klik ikon 'Tambahkan Pengingat' dan pilih 'Pasang.' Izinkan izin jika diminta dan tunggu aplikasi dipasang.
5. Pergi ke tab 'Add-ons' lagi dan arahkan kursor ke atas menu 'Add Reminders'.
6. Pilih 'Siapkan / edit pengingat'.
   

Ekstensi akan menyediakan kolom untuk Tugas, Penerima Tugas, CC (opsional) dan Batas Waktu. Di bawah 'Task' Anda dapat memasukkan instruksi singkat, email berada di bawah 'Assignee', sedangkan tanggal berada di bawah 'Deadline.'

Jika Anda ingin mengirim pengingat tambahan untuk hari tenggat waktu, sesuaikan secara manual di menu sebelah kanan.

Selain itu, jika Anda perlu menambahkan lebih banyak konten ke pengingat Anda, Anda dapat mengeklik opsi 'Personalisasi email terkirim' dan ketik sedikit informasi tambahan itu.

Ekstensi akan secara otomatis mengirim email saat waktunya tiba, dan Anda dapat mengubah deskripsi tugas, penerima, dan tanggal saat dalam perjalanan.

Berhati-hatilah dengan Pengingat Pengaya

Menggunakan add-on 'Tambahkan pengingat' adalah cara yang lebih nyaman dan mudah daripada metode 'ekspor / impor', tetapi pada saat yang sama membutuhkan lebih banyak perhatian.

cara memasang gmail di desktop

Karena pengingat dikirim secara otomatis, ada kemungkinan Anda akan mengirim tugas yang salah ke penerima yang salah sebelum Anda sempat memperbaikinya. Hal ini dapat dihindari dan biasanya tidak berbahaya, tetapi Anda tetap harus memperhatikan siapa yang menerima apa.

Metode mana yang Anda anggap lebih baik? Mengapa? Bagikan pandangan Anda di bagian komentar di bawah.