Cara Berbagi Dengan Pengguna Eksternal di SharePoint

Selama dua dekade, SharePoint telah menjadi sistem kolaborasi masuk untuk perusahaan di seluruh dunia. Fitur platform yang sangat canggih menciptakan lingkungan yang aman untuk pertukaran informasi, perekaman data, dan berbagi dokumen.

Salah satu fitur tersebut memungkinkan Anda untuk membuka file SharePoint, bahkan jika Anda bukan pengguna biasa. Dalam artikel ini, kami akan membahas dasar-dasar berbagi eksternal – mulai dari cara berbagi dengan pengguna eksternal hingga jenis file apa yang dapat Anda sertakan.

Bagikan Dokumen Menggunakan SharePoint

SharePoint memungkinkan Anda menyimpan dan berbagi file dengan menggunakan browser web pilihan Anda. Ini kompatibel dengan hampir semua mesin pencari dan perangkat. Anda juga dapat menyinkronkannya dengan layanan penyimpanan cloud lainnya, seperti OneDrive .

Platform ini sangat cocok untuk berbagi semua jenis format file. Antarmukanya relatif mudah dibaca, sehingga prosesnya cukup sederhana. Berikut cara berbagi dokumen menggunakan SharePoint:

Buka browser Anda dan pergi ke office.com/signin . Masuk dengan akun Microsoft Anda menggunakan email, nomor telepon, atau profil Skype Anda. Jika Anda belum mendaftar, klik tautan di bawah ini untuk membuat akun.
Gulir melalui file Anda. Sorot yang ingin Anda bagikan. SharePoint juga memungkinkan Anda untuk memilih seluruh folder. Klik tombol Bagikan di sudut kiri atas.
Klik panah ke bawah untuk membuka menu tarik-turun. Pilih salah satu opsi berbagi tautan.
Untuk mengizinkan akses ke siapa saja yang memiliki tautan, pilih Siapa Saja.
Untuk berbagi file dengan rekan kerja Anda, pilih Orang di .
Jika Anda hanya ingin berbagi dengan orang tertentu, masukkan nama mereka di bidang yang sesuai.
Jika Anda ingin menambahkan beberapa petunjuk lebih lanjut, Anda dapat menulis pesan.
Setelah selesai, klik Terapkan.

Cara yang lebih cepat untuk melakukannya adalah dengan membuat tautan yang mengarah ke file tertentu. Anda kemudian dapat melampirkan URL ke pesan teks atau menyalinnya ke situs web lain. Orang yang menerima tautan akan dapat membagikannya dengan orang lain juga. Berikut cara melakukannya:

hentikan spotify agar tidak dibuka saat startup windows 10

Masuk ke akun Anda di office.com/signin .
Klik pada tab Salin Tautan di SharePoint.
Pilih opsi berbagi dari menu tarik-turun. Klik Terapkan untuk membuat tautan.
Gunakan pintasan keyboard CTRL + C dan CTRL + V saat Anda ingin menyalin/menempel tautan. Anda juga dapat melakukannya dengan mengklik kanan pada URL dan memilih opsi dari daftar drop-down.

Bagikan Situs Web Menggunakan SharePoint

SharePoint tidak membatasi Anda untuk berbagi file dan folder. Anda juga dapat membagikan seluruh situs Anda dengan pengguna eksternal dan anggota direktori Anda. Berikut cara melakukannya:

Masuk ke akun SharePoint Anda.
Klik tombol Bagikan Situs.
Sebuah jendela baru akan terbuka. Ketik nama orang atau grup yang ingin Anda tambahkan ke situs. Anda juga dapat berbagi situs dengan seluruh organisasi. Cukup ketik Semua Orang Kecuali Pengguna Eksternal di kotak dialog.
Atur tingkat izin yang diinginkan. Anda dapat mengizinkan orang untuk melihat, mengedit, atau mengelola situs sepenuhnya.
Jika mau, Anda dapat melampirkan pesan yang berisi informasi atau petunjuk tambahan.
Klik Bagikan setelah selesai.

Bagikan Apa Pun Menggunakan SharePoint Teams

Dengan Tim SharePoint, Anda dan rekan kerja Anda dapat bertukar dokumen, file media, dan aplikasi dengan lancar secara teratur. Portal ini dimaksudkan untuk meningkatkan produktivitas dan mengoptimalkan kolaborasi proyek.

Sebagai anggota Tim, Anda dapat mengakses semua tautan ke direktori, file, dan situs web yang relevan di halaman beranda portal. Anda juga dapat menggunakan umpan aktivitas untuk melacak interaksi situs.

Tim SharePoint memiliki tab File dengan berbagai fitur. Setiap anggota dapat menggunakan fitur ini untuk mengedit file bersama dan menyesuaikan portal. Berikut daftar opsi:

Akses fitur tambahan di bagian File Baru.
Sinkronkan file ke drive lokal yang sesuai.
Ubah tampilan untuk membuat antarmuka portal lebih teratur. Beberapa opsi tersedia, termasuk tampilan Daftar, tampilan Ubin, dan tampilan Ringkas.
Singkirkan malware atau file sampah atau laporkan file yang mencurigakan.
Unggah dan check-in file.
Lihat dan unduh file.
Atur ulang urutan file.

Kelola Pengaturan Berbagi Tamu SharePoint

Jika Anda adalah admin global atau SharePoint, Anda memiliki wewenang untuk mengkustomisasi pengaturan berbagi untuk seluruh organisasi. Itu berarti Anda harus memutuskan tingkat partisipasi pengguna Tamu di server SharePoint. Ada beberapa konfigurasi berbagi yang dapat Anda pilih, tergantung pada kebutuhan Anda. Berikut cara mengelola setelan berbagi Tamu:

Buka browser Anda dan masuk ke akun admin Anda.
Buka tab Berbagi Eksternal.
Pilih tingkat berbagi yang diinginkan untuk organisasi Anda. Biasanya, pengaturan default adalah Siapapun.

Setelan berbagi yang berbeda menyiratkan tingkat akses yang berbeda. Pastikan untuk memilih salah satu yang sesuai dengan jenis dokumen yang Anda bagikan. Berikut rincian singkat dari setiap konfigurasi berbagi:

Siapa pun. Setelan ini memungkinkan pengguna membagikan tautan yang tidak memerlukan autentikasi apa pun. Itu berarti mereka dapat mengirimkannya ke tamu yang sudah ada dan yang baru. Sebagai admin, Anda dapat mengatur tanggal kedaluwarsa untuk setiap tautan.
Tamu Baru plus Tamu Lama. Dengan pengaturan ini, Tamu harus masuk dengan akun Microsoft mereka untuk mengakses tautan. Mereka juga dapat menggunakan ID Pengguna sekolah atau perusahaan mereka. Itu karena jenis tautan ini memerlukan kode verifikasi identitas.
Hanya Tamu yang Ada. Dengan cara ini, Anda dapat berbagi file dengan Tamu dari direktori Anda. Ini termasuk siapa saja yang telah menerima undangan Anda di masa lalu. Ini juga mengacu pada Tamu yang Anda tambahkan secara manual melalui Azure B2B atau fitur kolaboratif serupa.
Hanya anggota organisasi Anda. Jika Anda ingin mencegah pengguna eksternal mengakses direktori Anda, pilih pengaturan ini. Ini menonaktifkan fitur berbagi eksternal dan menyimpan semua file dalam organisasi Anda.

Jika Anda menonaktifkan berbagi eksternal, lalu mengaktifkannya kembali, Tamu yang sebelumnya diberi akses masih dapat bergabung dengan server. Jika Anda tidak ingin Tamu mendapatkan kembali akses ke situs tertentu, Anda harus menonaktifkan setelan untuk situs tersebut satu per satu.

FAQ Berbagi Tamu SharePoint

Bagaimana Saya Mengaktifkan dan Menonaktifkan Berbagi Eksternal Kapanpun Saya Butuhkan?

File yang Anda simpan di server SharePoint Anda dapat diakses oleh semua orang dengan izin situs. Namun, Anda mungkin ingin berbagi file tertentu dengan orang yang tidak menggunakan SharePoint secara teratur. Di situlah fitur berbagi eksternal berperan.

Untuk mengaktifkan pengaturan, Anda harus menjadi manajer SharePoint di Microsoft 365. Manajer situs tidak memiliki wewenang untuk mengaktifkan atau menonaktifkan berbagi eksternal. Berikut cara melakukannya:

1. Masuk ke halaman web pusat admin SharePoint.

2. Navigasikan ke kolom di sisi kiri. Pilih situs dari daftar.

3. Klik lingkaran di sebelah opsi berbagi yang ingin Anda aktifkan.

Pilihan yang tersedia ditentukan pada tingkat perusahaan. Jika Anda menonaktifkan berbagi eksternal di situs tertentu, tautan apa pun yang Anda bagikan di situs tersebut tidak akan berfungsi lagi.

Apa yang Dapat Tamu Lakukan Dengan Dokumen Bersama Saya?

Saat membagikan tautan, Anda dapat menentukan apakah orang yang membukanya dapat membuat perubahan pada file. Jika Anda mencentang kotak Izinkan Pengeditan, inilah yang dapat dilakukan pengguna lain setelah menerima tautan:

• Baik mengunggah dan mengunduh file dan folder ke server.

• Buat folder baru dan unggah file baru.

• Hapus file dari server SharePoint.

• Edit item dan folder yang ada.

• Mentransfer file dari satu folder ke folder lainnya.

• Mengubah nama dan format file tertentu.

• Bagikan tautan file dengan orang lain.

Bahkan dengan pengeditan yang diaktifkan, beberapa hal masih terlarang. Inilah yang tidak dapat dilakukan penerima:

• Mengedit atau mengganti nama direktori root. Ini berlaku untuk folder hierarki tinggi lainnya.

• Buka folder lain dari server SharePoint Anda. Mereka hanya dapat melihat dan mengedit yang Anda bagikan.

• Akses apa pun di situs SharePoint Anda tanpa izin.

Ada juga tiga pengaturan berbagi yang tersedia untuk pengguna Tamu di direktori Anda. Anda dapat memilih salah satu opsi berikut:

• Siapa saja (tautan dapat diakses tanpa verifikasi).

• Tamu Baru (tautan mengharuskan Tamu untuk memverifikasi identitas mereka). Tamu yang ada juga dapat mengakses tautan ini setelah mereka masuk dengan akun Microsoft.

• Hanya Tamu yang Ada (berbagi terbatas pada Tamu yang sudah termasuk dalam direktori Anda).

• Hanya anggota organisasi Anda (tidak ada Tamu eksternal yang dapat mengakses tautan).

Apa yang Dapat Saya Bagikan Menggunakan Microsoft SharePoint?

SharePoint mendukung semua jenis format file. Anda dapat mengunggah apa saja ke direktori Anda tanpa hambatan.

Namun, versi yang lebih lama memiliki masalah dengan jenis file tertentu. Misalnya, ekstensi berikut diblokir sepenuhnya dari server 2016:

• .asmx

• .svc

• .sabun mandi

• .json

• .xamlx

Untungnya, server saat ini tidak memiliki batasan seperti itu. Sampai sekarang, tidak ada format dan ekstensi yang dilarang dari SharePoint.

Berbagi adalah peduli

SharePoint membawa ketertiban ke tempat kerja online. Fitur-fitur canggih sistem memungkinkan Anda untuk berbagi file dan seluruh situs hanya dalam beberapa langkah sederhana.

Ada pengaturan berbagi pilihan untuk setiap situasi dan jenis tautan. Admin Global dan SharePoint bahkan dapat mengaktifkan berbagi eksternal dan mengelola pengaturan Tamu untuk seluruh organisasi.

Apakah Anda dan rekan kerja Anda menggunakan SharePoint untuk bertukar file? Apakah ada sistem kolaborasi lain yang Anda sukai? Beri komentar di bawah dan bagikan pendapat Anda tentang fitur berbagi eksternal.