Kami sudah tampak di perangkap menggunakan aplikasi spreadsheet seperti Excel untuk menyimpan daftar data. Pendekatan ini mungkin tampak seperti solusi terbaik pada awalnya, tetapi Anda dapat mengalami masalah saat membagikan data tersebut dengan beberapa pengguna, memvalidasi konten, atau bahkan menavigasi data Anda. Mengapa? Karena Anda menggunakan alat yang tidak dirancang untuk melakukan pekerjaan itu.
Sekarang kita akan mempertimbangkan kasus imajiner (tapi tipikal) dari sebuah bisnis menggunakan daftar berbasis spreadsheet, dan melihat bagaimana hal ini dapat diubah menjadi aplikasi database untuk mengatasi masalah tersebut.
Bagaimana buku kerja lepas kendali
Daftar kami dimulai sebagai catatan sederhana dari proyek yang dilakukan untuk klien. Seiring pertumbuhan perusahaan, begitu pula jumlah klien, dengan nama dan detail kontak ditambahkan ke buku kerja. Juga, beberapa cara diperlukan untuk mencatat apa yang dilakukan berbagai anggota staf pada proyek-proyek ini, sehingga lebih banyak data ditambahkan ke dalam buku kerja ini.
Pada titik ini, pendekatan spreadsheet menjadi tidak bisa dijalankan: ada terlalu banyak orang yang mencoba membuatnya tetap mutakhir, seringkali pada saat yang bersamaan. Perusahaan mencoba melembagakan putaran, sehingga orang-orang secara bergiliran memperbarui buku kerja, tetapi ini berarti bahwa beberapa tugas dilupakan sebelum direkam.
Pada akhirnya, orang-orang menyiapkan buku kerja mereka sendiri untuk melacak tugas mereka, terkadang mengingat untuk menyalin data ke dalam buku kerja utama di akhir minggu. Karyawan mengembangkan singkatan mereka sendiri untuk buku-buku ini, dan beberapa mengubah format dan urutan kolom agar sesuai dengan cara kerja mereka. Menyalin data ini ke workbook utama mengakibatkan kekacauan yang mengerikan.
Ini mungkin contoh yang dibuat-buat, tetapi saya sebenarnya telah melihat semua praktik ini dalam kehidupan nyata. Mari kita lihat lebih dekat beberapa masalah yang muncul dari metode kerja ini.
Banyak masalah
Anda dapat melihat lembar pertama dari spreadsheet imajiner kami. Kolom pertama merinci nama proyek yang dirujuk setiap entri. Namun, beberapa dari nama ini panjang, jadi staf mungkin tergoda untuk menggunakan singkatan; sebagai akibatnya, kesalahan ketik terus terjadi. Hal ini mempersulit pengikatan tugas mana yang termasuk dalam proyek mana. Solusinya tidak harus sulit: Anda dapat memilih nama pendek untuk setiap proyek yang disetujui semua orang, atau memberi setiap proyek nomor ID dan menerjemahkannya menjadi nama proyek secara otomatis.
Ada masalah serupa dengan kolom Dimulai. Beberapa sel berisi tanggal, tetapi yang lain hanya merekam sebulan - dan satu atau dua rekaman cukup mengatakan ya. Excel memang mendukung validasi data, jadi dimungkinkan untuk memastikan bahwa sel tertentu selalu berisi data dari jenis tertentu - tetapi ketika spreadsheet dikembangkan secara ad hoc, itu jarang digunakan.
Pada titik ini, pendekatan spreadsheet menjadi tidak bisa dijalankan: terlalu banyak orang yang mencoba untuk membuatnya tetap up to date
Anda tidak akan mengalami masalah ini dalam aplikasi database, karena jenis data bidang akan diperbaiki sejak awal. Jika Anda tidak mengetahui tanggal pasti kapan pekerjaan dimulai, Anda dapat menggunakan tanggal pertama setiap bulan, atau 1 Januari jika Anda hanya mengetahui tahunnya. Jika proyek belum dimulai, Anda dapat mengosongkan kolom - NULL dalam istilah database. Jika Anda mengetahui proyek telah dimulai tetapi tidak tahu kapan, Anda dapat menggunakan tanggal yang biasanya mustahil untuk data Anda, seperti 1/1/1900. Segera menjadi mudah untuk menyortir proyek dan mendapatkan gambaran kronologis aktivitas.
Tantangan yang lebih halus disajikan oleh kolom berlabel Klien. Entri di kolom ini tidak ditautkan ke apa pun di buku kerja, tetapi ada daftar Pelanggan di Lembar 1, yang mungkin merujuk pada daftar tersebut. Menyimpan beberapa daftar dari item yang sama, disebut dengan nama yang berbeda, membingungkan. Anda perlu mengklarifikasi penamaan dan menetapkan nama yang tidak ambigu untuk entitas ini: apakah mereka klien atau pelanggan?
Kolom Status adalah kolom lain yang tidak ada validasinya, jadi orang-orang kembali memilih untuk menulis apa pun yang mereka inginkan. Akan lebih baik untuk membuat daftar singkat dari semua nilai yang diizinkan.
Lembar kedua - Lembar 1 - sama bermasalahnya. Sebagai permulaan, nama sheet tidak deskriptif. Yang ada di dalamnya adalah daftar menuju Pelanggan, tetapi ini tidak diformat sebagai tabel di Excel: alamatnya ada di satu bidang, yang membatasi kemampuan Anda untuk menggunakan alat bawaan Excel untuk menelusuri atau mengurutkannya. Anda dapat, misalnya, memfilter alamat yang berisi Cardiff, tetapi hasilnya juga akan menyertakan alamat di Cardiff Road di Newport.
Terkait alamat, pendekatan terbaik adalah dengan menggunakan bidang terpisah untuk kode pos, kabupaten, kota, dan jalan (meskipun informasi kabupaten adalah opsional untuk alamat Inggris - lihat Tidak ada kabupaten, tolong, kami orang Inggris). Jalan harus berisi semua yang tidak ada di bagian lain alamat.
Ada bidang Kontak, yang juga menghadirkan masalah. Jika kami memiliki beberapa kontak dalam bisnis klien tunggal, nama mereka semua dimasukkan ke dalam bidang ini, dengan nomor telepon dan alamat email mereka ditempatkan serupa di bidang lainnya. Memisahkan ini akan menjadi tantangan - terutama jika ada tiga nama di bidang Kontak tetapi hanya dua nomor telepon.
Kolom terakhir dalam lembar ini diberi judul Terakhir Dihubungi: karyawan diharapkan memperbarui ini setiap kali mereka melakukan kontak dengan pelanggan. Karena informasi ini adalah hal ekstra untuk diingat oleh karyawan, dan tidak ada jaminan mereka akan mengingatnya - terutama karena tersembunyi di lembar kedua– tidak dapat diandalkan. Ini benar-benar sesuatu yang harus dilacak oleh komputer secara otomatis.
Akhirnya kita sampai pada lembar Tugas, yang merinci tugas dan komentar untuk setiap pekerja. Ini tidak dinamai secara konsisten, dan tidak berisi kolom yang sama dengan urutan yang sama. Meskipun masuk akal bagi pengguna individu untuk memasukkan data mereka pada lembar mereka sendiri, kurangnya koherensi membuat sulit untuk menyusun dan menganalisis data. Ketika seorang manajer ingin melihat pekerjaan apa yang telah dilakukan pada setiap proyek, misalnya, semua tugas harus disalin secara manual dari setiap lembar ke dalam satu daftar sebelum dapat disortir dan dilaporkan.
Membangun database Anda
Mengatasi masalah ini akan membutuhkan beberapa pekerjaan, mungkin beberapa hari. Karena pengguna mungkin harus terus menggunakan sistem lama saat kami membuat yang baru, yang terbaik adalah membuat salinan buku kerja yang ada untuk digunakan. Artinya, kami ingin mendokumentasikan setiap langkah dalam mengonversi data, sehingga kami dapat melakukannya lagi dengan cepat ketika saatnya tiba untuk beralih ke sistem baru.
Hal pertama yang perlu Anda lakukan adalah membersihkan data di buku kerja Excel Anda. Menggunakan Temukan & Ganti dapat membantu, dan Anda harus menghapus setiap kolom atau baris yang tidak berisi data (kecuali untuk baris judul kolom, yang harus disimpan). Tambahkan kolom ID ke setiap lembar, di kolom A, dan isi dengan angka tambahan dengan mengetik 1 di sel pertama, pilih ke bagian bawah data (Shift + End, Down) lalu gunakan perintah Fill Down (Ctrl + D ). Buat daftar master nama proyek, dan di mana pun nama proyek dicatat, gunakan fungsi VLookup () untuk mengonfirmasi nomor ID masternya; jika tidak ada nomor, berarti ada ketidakkonsistenan dalam data Anda.
Setelah data Anda bersih, sekarang saatnya merancang database baru untuk menampungnya. Kami akan menggunakan Access 2013, karena dalam contoh teoretis kami, ini tersedia untuk semua pengguna kami melalui langganan Office 365 kami. Saat Anda membuat database Access baru, Anda mendapatkan pilihan untuk membuatnya sebagai Access Web App atau Access Desktop Database. Aplikasi Web memiliki antarmuka yang disederhanakan dan hanya dapat digunakan jika Anda memiliki Office 365 dengan SharePoint Online atau SharePoint Server 2013 dengan Access Services dan SQL Server 2012. Kami akan menggunakan Database Desktop tradisional, karena menawarkan lebih banyak opsi dan kontrol yang lebih besar atas pengalaman pengguna.
Pilih untuk membuat Database Desktop baru dan beri nama: Access membuat tabel baru yang disebut Tabel 1, dan menempatkan Anda ke dalam Tampilan Desain dengan satu kolom, yang disebut ID. Di sini Anda dapat mendesain tabel yang Anda perlukan dalam database Anda. Setiap tabel harus memiliki bidang ID (bilangan bulat inkremental otomatis), tetapi untuk menghindari kebingungan, sebaiknya berikan nama yang lebih deskriptif. Di tabel Proyek, ini akan menjadi ProjectID, ID Pelanggan di tabel Pelanggan, dan seterusnya.
Anda dapat mengatur tipe data untuk setiap kolom yang dibuat, dan Anda perlu memberi setiap kolom nama dan mengatur properti dan pemformatan lainnya yang sesuai untuk bidang tersebut. Seperti pada bidang ID, pastikan nama kolom memperjelas data apa yang harus dimasukkan ke dalam bidang - jadi, misalnya, gunakan Nama Proyek daripada hanya Nama, Tanggal Jatuh Tempo daripada Jatuh Tempo. Anda dapat menggunakan tombol Nama & Keterangan di pita untuk membuat keterangan singkat serta nama eksplisit. Anda dapat menggunakan spasi di nama kolom, tetapi Anda harus mengapitnya dengan tanda kurung siku saat menulis kueri dan laporan.
Meskipun masuk akal bagi pengguna untuk memasukkan data mereka pada lembar mereka sendiri, kurangnya koherensi membuatnya sulit untuk dianalisis
Setel pemformatan pada kolom seperti PercentageComplete menjadi Persen dan tanggal menjadi ShortDate, dan juga panjang maksimum bidang teks ke nilai yang masuk akal, atau semuanya akan sepanjang 255 karakter. Ingatlah bahwa beberapa kata (seperti Tanggal) dicadangkan, jadi Anda tidak dapat menggunakannya sebagai nama kolom: gunakan TanggalTugas atau hal lain yang lebih deskriptif.
Saat membahas kolom tempat Anda ingin mencari nilai di tabel lain (seperti kolom Pelanggan di tabel Proyek), tentukan tabel lain tersebut di Access sebelum Anda menambahkan kolom pencarian. Ketika berbicara tentang Status, opsi paling sederhana adalah dengan hanya mengetikkan nilai yang akan ditampilkan di daftar tarik-turun - tetapi ini membuat sulit untuk menambah atau mengedit daftar nilai yang mungkin nanti. Kecuali Anda berurusan dengan daftar pendek di mana kemungkinan nilai tidak mungkin berubah - seperti bidang yang merekam jenis kelamin seseorang - lebih baik membuat tabel lain untuk entri seperti ProjectStatus. Ini memungkinkan Anda dengan mudah menambahkan opsi tambahan ke daftar di masa mendatang tanpa perubahan pemrograman.
Peningkatan
Sementara kami merancang basis data kami, kami dapat menerapkan perbaikan atas cara lama berbasis spreadsheet dalam melakukan sesuatu. Satu keluhan pengguna kami dengan buku kerja Excel mereka adalah bahwa setiap tugas hanya berisi satu sel untuk komentar, dan terkadang mereka perlu membuat lebih dari satu komentar pada tugas - atau, supervisor perlu memberi komentar tentang tugas dan kemudian pengguna balas ini. Menjejalkan semuanya ke dalam satu sel membuat sulit untuk melihat kapan, dan oleh siapa, komentar dibuat. Kami dapat melakukan lebih baik dengan membuat tabel terpisah untuk komentar, yang ditautkan ke tabel Tugas. Dengan cara ini, setiap tugas dapat memiliki komentar sebanyak yang diperlukan, dengan kolom terpisah untuk tanggal, nama pengguna, dan teks masing-masing.
Peningkatan lain yang dapat kita lakukan adalah mengatur entri seperti ProjectStatus untuk ditampilkan dalam urutan tertentu, bukan berdasarkan abjad - misalnya, Anda mungkin ingin Selesai berada di bagian bawah daftar. Untuk melakukan ini, tambahkan kolom DisplayOrder dan gunakan untuk mengurutkan daftar pencarian. Jangan tergoda untuk menggunakan bidang ID; dengan ini, setiap record baru hanya bisa berada di akhir daftar.
Untuk memastikan data kami tetap bersih, kami dapat menandai bidang yang harus diisi pengguna sebagai Diperlukan, dan menambahkan validasi untuk memastikan bahwa data yang dimasukkan dalam formulir yang benar. Anda dapat membuat hidup lebih mudah dengan menyetel nilai default yang masuk akal: kolom CommentDate di tabel Comments dapat memiliki nilai default yang disetel ke = Date (), yang akan secara otomatis menyetelnya ke tanggal hari ini setiap kali Komentar baru dibuat. Anda dapat menggunakan validasi bersama dengan kolom Ditarik dalam tabel (Boolean) untuk menghentikan pengguna menambahkan catatan baru dengan nilai tertentu. Ini memungkinkan Anda untuk menyimpan nilai historis yang dulu valid, tetapi sudah tidak digunakan lagi. Semua fitur ini dapat ditemukan di Table Tools | Tab Bidang di pita atau di Properti Bidang dalam Tampilan Desain Tabel.
Mengimpor data Anda
Setelah tabel Anda disiapkan, Anda dapat menggunakan Data Eksternal | Impor & Tautkan | Tombol Excel di pita untuk menambahkan data dari buku kerja Excel Anda ke tabel di database Access Anda. Buat cadangan database Access kosong Anda sebelum Anda mulai, jika terjadi kesalahan, dan mulailah dengan mengisi tabel kecil dengan tangan jika perlu. Lakukan pencadangan lagi setelah ini selesai, sehingga Anda dapat kembali ke titik ini jika terjadi kesalahan dalam langkah-langkah berikut.
Sekarang impor tabel utama yang tidak bergantung pada tabel lain, seperti Pelanggan, sebelum menyelesaikan tabel yang memiliki hubungan, seperti Proyek dan Tugas. Jika Anda mengatur ulang dan mengganti nama kolom di buku kerja Excel agar sesuai dengan bidang di database Access Anda semirip mungkin, Anda tidak akan mengalami kesulitan dalam mengimpor data. Ingatlah untuk membuat catatan tentang semua yang Anda lakukan sehingga Anda dapat mengulanginya nanti jika Anda perlu mengonversi data lagi.
Setelah data diimpor, tabel dalam Tampilan Lembar Data akan berfungsi seperti halnya lembar kerja Excel - tetapi dengan validasi, pencarian, dan pengurutan data yang jauh lebih baik. Jika mau, Anda sekarang dapat mulai mendesain formulir dan laporan baru berdasarkan data ini: misalnya, formulir Master / Detail untuk Proyek mungkin memperlihatkan data dari satu Proyek di bagian atas formulir dan kisi Tugas untuk itu proyek di bagian bawah.
Anda juga dapat menyiapkan formulir Tugas Saya yang mencantumkan semua tugas yang belum diselesaikan untuk pengguna saat ini dan laporan Tugas Terlambat yang mencantumkan semua tugas yang belum selesai untuk semua pengguna yang telah melewati batas waktunya.
Tidak ada kabupaten, tolong, kami orang Inggris
Jika Anda menyimpan alamat di database, penting untuk memahami informasi apa yang sebenarnya Anda butuhkan. Meskipun informasi daerah dapat berguna untuk pemasaran - dan mungkin diperlukan untuk beberapa alamat di luar negeri - informasi itu tidak lagi digunakan secara resmi di alamat Inggris.
cara mengubah sifat sims
Alasannya adalah bahwa alamat pos Inggris bergantung pada konsep kota pos, di mana pos untuk Anda dikirim dan disortir sebelum dikirim ke pintu Anda. Tidak semua kota atau desa dilayani oleh kota pos di kabupaten yang sama - misalnya, Melbourn (di Cambridgeshire) mendapatkan suratnya melalui Royston (di Hertfordshire) - jadi menentukan daerah dalam alamat tidak selalu membantu siapa pun.
Untuk menghindari kebingungan, Kantor Pos berhenti menggunakan kabupaten di alamat pada tahun 1996, mengandalkan informasi kode pos sebagai gantinya - dan pada tahun 2016, ia berencana untuk menghapus nama daerah dari file data alias informasi alamat tambahan. Jadi, jika Anda menyertakan daerah di alamat Inggris, itu akan diabaikan begitu saja.
