Status berwarna berbeda di Skype for Business memberi tahu kontak Anda saat Anda jauh dari kantor, dan tingkat ketersediaan Anda. Jika Anda perlu tahu cara melakukannya, kami akan menunjukkannya di artikel ini.
Pertama, kami akan memandu Anda melalui pengaturan di luar kantor dengan balasan otomatis di Windows 10; lalu bagaimana memasukkan informasi lebih lanjut dengan mengatur ketersediaan Anda di Skype. Selain itu, karena Skype for Business versi Mac saat ini tidak mendapatkan informasi kalender Outlook, kami akan menunjukkan langkah-langkah untuk solusinya.
Opsi1: Sinkronkan MS Outlook ke Skype for Business (Titik Ungu W/Balasan Otomatis)
Mengatur Di Luar Kantor Dengan Balasan Otomatis di Windows
Sebelum menyiapkan di luar kantor dengan balasan otomatis, Anda perlu memeriksa jenis akun Outlook yang Anda miliki, karena ini akan bergantung pada langkah-langkah yang harus Anda ikuti:
- Di Outlook klik File > Pengaturan Akun.
- Pilih Pengaturan Akun lalu centang kolom Jenis:
- Jika Anda menggunakan email kantor, akun Anda akan menjadi Microsoft Exchange.
- Jika itu email pribadi seperti Gmail, akun Anda akan menjadi IMAP atau POP3.
- Jika Anda menggunakan email kantor, akun Anda akan menjadi Microsoft Exchange.
Untuk menyiapkan balasan otomatis di luar kantor untuk akun Microsoft Exchange:
- Luncurkan Outlook lalu pilih File > Balasan Otomatis.
- Dari kotak Balasan Otomatis, klik Kirim balasan otomatis.
- Anda dapat mengatur rentang tanggal untuk balasan otomatis Anda yang akan berhenti pada waktu akhir; jika tidak, Anda harus mematikannya secara manual.
- Gunakan opsi Aturan dan Peringatan untuk mengatur Anda di luar kantor jika opsi Balasan Otomatis tidak ada.
- Anda dapat mengatur rentang tanggal untuk balasan otomatis Anda yang akan berhenti pada waktu akhir; jika tidak, Anda harus mematikannya secara manual.
- Masukkan balasan yang ingin Anda kirim saat Anda pergi di tab Inside My Organization.
- Opsi siapa pun di luar organisasi saya akan mengirimkan balasan otomatis Anda ke setiap email.
- Opsi siapa pun di luar organisasi saya akan mengirimkan balasan otomatis Anda ke setiap email.
- Klik OK untuk menyimpan.
Untuk membuat pesan tidak di kantor untuk akun IMAP atau POP3 Anda:
- Luncurkan Outlook lalu pilih File untuk menampilkan opsi informasi akun Anda.
- Pilih Pesan Baru.
- Lengkapi subjek dan respons untuk template Anda.
- Klik File lalu Simpan Sebagai.
- Masukkan nama template Anda di menu tarik-turun Simpan sebagai tipe; lalu klik pada Outlook Template (*.oft).
- Pilih lokasi lalu Simpan.
Untuk membuat aturan tidak di kantor:
- Klik File > Kelola Aturan & Peringatan.
- Pada tab Aturan Email di kotak Aturan dan Peringatan, pilih Aturan Baru.
- Pilih Terapkan aturan pada pesan yang saya terima di bawah Mulai dari aturan kosong lalu Berikutnya.
- Biarkan opsi Langkah 1 dan 2 tidak berubah untuk membalas semua pesan Anda, lalu Berikutnya.
- Klik Ya untuk mengonfirmasi aturan untuk semua pesan.
- Di bawah Langkah 1: Pilih tindakan; lalu klik balas menggunakan template tertentu.
- Di bawah Langkah 2: Edit deskripsi aturan, pilih teks yang disorot untuk template tertentu.
- Pilih Template Pengguna di Sistem File dari opsi Pilih Template Balasan di Lihat Masuk.
- Klik pada template Anda lalu Buka > Berikutnya.
- Tambahkan pengecualian yang diperlukan lalu Berikutnya.
- Sekarang panggil aturan Anda, mis., Di Luar Kantor.
- Jika Anda ingin memulai balasan otomatis Anda sekarang, biarkan opsi Aktifkan aturan ini dicentang lalu Selesai, jika tidak, hapus centang opsi tersebut hingga Anda siap.
Catatan : Saat Anda pergi, Anda harus membiarkan Outlook berjalan untuk mengirim balasan otomatis.
Untuk mengaktifkan aturan:
- Klik File > Kelola Aturan & Peringatan.
- Dari Aturan Email di Aturan dan Peringatan temukan aturan Anda, lalu di sebelah kirinya centang kotak dan Ok.
Terakhir, atur kehadiran Anda ke Aktif di Skype:
cookie chrome clear untuk satu situs
Setiap kali salah satu kontak Skype Anda mencari Anda, mereka akan melihat titik ungu kecil di sebelah nama Anda. Ini menegaskan bahwa Anda tidak berada di kantor tetapi masih tersedia dan siap untuk berbicara.
- Masuk ke Skype dan pilih gambar profil Anda dari Obrolan.
- Klik pada status Anda saat ini lalu pilih Aktif.
Mengatur Status Skype Di Luar Kantor dan Aktif di Mac
Catatan : Skype for Business di Mac saat ini tidak menawarkan detail kehadiran berdasarkan kalender Outlook. Sebagai solusinya, Anda dapat mengatur status Anda ke Aktif dengan pesan status tidak di kantor:
- Masuk ke Skype dan klik foto Anda.
- Pilih Tersedia dari panah tarik-turun di bawah nama Anda.
Kemudian untuk menambahkan pesan status Anda:
- Klik foto Anda lalu pilih Klik untuk menambahkan pesan status.
- Ketik pesan mis., Saya sedang offline .... – ….. Tolong IM saya.
- Untuk menghapus pesan cukup klik di atasnya lalu tekan Hapus.
Saat kolega Anda mencari Anda di kontak Skype mereka, mereka akan melihat bahwa Anda sedang tidak di kantor dan tersedia.
Opsi 2: Sinkronkan Kalender MS Outlook ke Skype (Panah Lingkaran Ungu)
Mengatur Di Luar Kantor Dengan/Tanpa Balasan Otomatis di Windows
Sebelum menyiapkan di luar kantor, Anda perlu memeriksa jenis akun Outlook yang Anda miliki karena ini akan bergantung pada langkah-langkah yang harus Anda ikuti:
- Di Outlook klik File > Pengaturan Akun.
- Pilih Pengaturan Akun lalu centang kolom Jenis:
- Jika Anda menggunakan email kantor, akun Anda akan menjadi Microsoft Exchange.
- Jika itu email pribadi seperti Gmail, akun Anda akan menjadi IMAP atau POP3.
- Jika Anda menggunakan email kantor, akun Anda akan menjadi Microsoft Exchange.
Untuk menyiapkan balasan otomatis di luar kantor untuk akun Microsoft Exchange:
- Luncurkan Outlook lalu pilih File > Balasan Otomatis.
- Dari kotak Balasan Otomatis, klik Kirim balasan otomatis.
- Anda dapat mengatur rentang tanggal untuk balasan otomatis Anda yang akan berhenti pada waktu akhir; jika tidak, Anda harus mematikannya secara manual.
- Gunakan opsi Aturan dan Peringatan untuk mengatur Anda di luar kantor jika opsi Balasan Otomatis tidak ada.
- Anda dapat mengatur rentang tanggal untuk balasan otomatis Anda yang akan berhenti pada waktu akhir; jika tidak, Anda harus mematikannya secara manual.
- Masukkan balasan yang ingin Anda kirimkan saat Anda pergi di tab Inside My Organization. Anda juga dapat mengosongkan balasan.
- Opsi siapa pun di luar organisasi saya akan mengirimkan balasan otomatis Anda ke setiap email. Jika Anda ingin membiarkan balasan kosong, Outlook merekomendasikan untuk memilih Kontak saya saja.
- Klik OK untuk menyimpan.
Untuk membuat pesan tidak di kantor untuk akun IMAP atau POP3 Anda:
- Luncurkan Outlook lalu pilih File untuk menampilkan opsi informasi akun Anda.
- Pilih Pesan Baru.
- Lengkapi subjek dan respons untuk template Anda.
- Klik File lalu Simpan Sebagai.
- Masukkan nama template Anda di menu tarik-turun Simpan sebagai tipe; lalu klik pada Outlook Template (*.oft).
- Pilih lokasi lalu Simpan.
Untuk membuat instruksi di luar kantor:
- Klik File > Kelola Aturan & Peringatan.
- Pada opsi E-mail Rules di kotak Rules and Alerts pilih New Rule.
- Pilih Terapkan aturan pada pesan yang saya terima di bawah Mulai dari aturan kosong lalu Berikutnya.
- Biarkan opsi Langkah 1 dan 2 tidak berubah untuk membalas semua pesan Anda, lalu Berikutnya.
- Klik Ya untuk mengonfirmasi aturan untuk semua pesan.
- Di bawah Langkah 1: Pilih tindakan; lalu klik balas menggunakan template tertentu.
- Di bawah Langkah 2: Edit deskripsi aturan, pilih teks yang disorot untuk template tertentu.
- Pilih Template Pengguna di Sistem File dari opsi Pilih Template Balasan di Lihat Masuk.
- Klik pada template Anda lalu Buka > Berikutnya.
- Tambahkan pengecualian yang diperlukan lalu Berikutnya.
- Sekarang panggil aturan Anda, mis., Di Luar Kantor.
- Jika Anda ingin balasan otomatis Anda mulai sekarang, biarkan opsi Aktifkan aturan ini dicentang lalu Selesai atau hapus centang opsi saat Anda siap.
Catatan : Saat Anda pergi, Anda harus membiarkan Outlook aktif untuk mengirim balasan otomatis.
Untuk mengaktifkan aturan:
- Klik File > Kelola Aturan & Peringatan.
- Dari Aturan Email di Aturan dan Peringatan, temukan aturan Anda lalu centang kotak di sebelah kirinya lalu Ok.
Terakhir, atur kehadiran Anda ke Off Work di Skype:
Setiap kali salah satu kontak Skype Anda mencari Anda, mereka akan melihat panah kecil, ungu, menunjuk ke kiri dan titik di samping nama Anda. Ini menegaskan bahwa Anda tidak berada di kantor dan tidak bekerja; dengan demikian, tidak aktif.
- Masuk ke Skype dan pilih gambar profil Anda dari Obrolan.
- Klik pada status Anda saat ini lalu pilih Tidak Bekerja.
Mengatur Status Skype Di Luar Kantor dan Tidak Bekerja di Mac
Catatan : Skype for Business di Mac saat ini tidak menawarkan detail kehadiran berdasarkan kalender Outlook. Sebagai solusinya, Anda dapat mengatur status Anda ke Tidak Bekerja dengan pesan status tidak di kantor:
- Masuk ke Skype dan klik foto Anda.
- Pilih Off Work dari panah pull-down di bawah nama Anda.
Kemudian untuk menambahkan pesan status Anda:
- Klik foto Anda lalu pilih Klik untuk menambahkan pesan status.
- Ketik pesan mis., Saya sedang offline .... dan akan kembali….
- Untuk menghapus pesan cukup klik di atasnya lalu tekan Hapus.
Saat kolega Anda mencari Anda di kontak Skype mereka, mereka akan melihat bahwa Anda sedang tidak di kantor dan tidak ada.
FAQ di Luar Kantor Skype
Mengapa Status Skype Di Luar Kantor Saya Masih Ditampilkan?
Saat opsi Perlihatkan info keluar kantor saya ke kontak dicentang di Alat, > Opsi, > Personalisasikan status tidak di kantor Anda akan tetap ditampilkan meskipun dimatikan di Outlook.
Jika ini bukan masalahnya, silakan coba hubungi Microsoft tim dukungan teknis untuk bantuan.
Bisakah Saya Mematikan Status Di Luar Kantor Menggunakan Skype, Bukan Outlook?
Skype menggunakan informasi kalender Outlook Anda untuk memperbarui status Anda; oleh karena itu, Anda harus mematikan di luar kantor melalui Outlook.
Menampilkan Status Di Luar Kantor Anda di Skype
Alat pesan instan Skype for Business menggunakan informasi kalender Outlook Anda untuk memberi tahu kontak Skype tentang status Anda. Ini berguna bagi kontak Anda untuk melihat sekilas apakah Anda sedang tidak di kantor dan ada atau tidak di kantor dan tidak ada.
Sekarang setelah kami menunjukkan langkah-langkahnya kepada Anda, apakah Anda berhasil menyiapkannya—apakah ini berfungsi seperti yang diharapkan? Beri tahu kami di bagian komentar di bawah.
